Polityka Transparentności

informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w Fundacji Lotto im. Haliny Konopackiej

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Fundację Lotto im. Haliny Konopackiej, chcielibyśmy poinformować Cię o sposobach i celach przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeśli jesteś np. naszym wolontariuszem, uczestnikiem zajęć, beneficjentem,kontrahentem, pracownikiem kontrahenta lub po prostu odwiedzasz stronę internetową należącą do Fundacji Lotto im. Haliny Konopackiej, poniżej znajdziesz wszelkie informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych. Zawarte są tutaj informacje o Administratorze, wyznaczonym Inspektorze Ochrony Danych, celach i podstawach prawnych przetwarzania, które wyjaśnią sposób oraz cel przetwarzania Twoich danych osobowych.

Jednocześnie informujemy, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”). Podejmujemy również wszelkie działania w celu zabezpieczenia danych na poziomie adekwatnym do ewentualnie zdefiniowanych zagrożeń.

 Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych  jest Fundacja Lotto im. Haliny Konopackiej z siedzibą w Warszawie przy ul. Targowej 25, 03-728 Warszawa (dalej „Administrator”).

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, czyli Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych przesyłając wiadomość e – mail na adres:iod@fundacjalotto.pl oraz za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.

Proces przetwarzania danych Podstawa prawna, cel oraz okres przechowywania danych Informacje o prawnie uzasadnionym interesie Administratora (w przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit fRODO)
Prowadzenie korespondencji mailowej Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu prowadzenia komunikacji i realizacji sprawy, której dotyczy korespondencja. Dane będą przetwarzane przez czas prowadzenia korespondencji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń z nią związanych. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie komunikacji, realizacja spraw oraz korespondencji kierowanej do Administratora w związku z jego działalnością oraz możliwość ustalenia, dochodzenia oraz obrony przed roszczeniami.
Komunikacja realizowana za pośrednictwem formularza kontaktowego Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w celu prowadzenia komunikacji i realizacji sprawy, której dotyczy korespondencja.Dane będą przetwarzane przez czas prowadzenia komunikacji albo do momentu wycofania zgody. Jednak fakt wycofania zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem udzielonej zgody.  
Prowadzenie profili na portalach społecznościowych: Facebook, YouTube. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit.f RODO) w celu efektywnego prowadzenia profili na portalach społecznościowych (np. poprzez przedstawianie użytkownikom portali informacji o inicjatywach i innej aktywności Administratora oraz w związku z promowaniem wydarzeń). Dane będą przetwarzane przez czas prowadzenia profilu lub do momentu złożenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest promowanie realizowanych projektów oraz poprawa jakości świadczonych usług.
Zawarcie i wykonanie umowy Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. f RODO w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w celu realizacji obowiązku prawnego nałożonego na Administratora, a także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Dane będą przetwarzane przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Współpraca z Wolontariuszami Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust 1 lit. c, f RODO w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia i wykonania porozumienia o współpracy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem porozumienia. Dane będą przetwarzane przez czas trwania porozumienia, a po jego zakończeniu przez czas realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. W niektórych przypadkach również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. d RODO jako przetwarzania, które dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez Fundację. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Współpraca z Beneficjentami Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. f RODO w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w celu realizacji obowiązku prawnego nałożonego na Administratora, a także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Dane będą przetwarzane przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. W niektórych przypadkach również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. d RODO Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Rekrutacja do pracy w Fundacji Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w zakresie zgody na przetwarzanie wizerunku oraz innych danych szczególnej kategorii. Dane będą przetwarzane w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Dane osobowe przetwarzane są do zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 6 miesięcy.Jednak fakt wycofania zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem udzielonej zgody.  
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz realizacja umów cywilnoprawnych Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c, lit. f RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO oraz zgodnie z przepisami prawa zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, w celu realizacji zawartej umowy.W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Dane będą przetwarzane do momentu zakończenia postępowania związanego z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, wówczas dokumenty te będą przechowywane przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa,w szczególności instytucjom uprawnionym do kontroli działalności Administratora lub instytucjom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych. Prawa te przysługują w przypadkach i w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy prawa.

Ponadto, jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody przysługuje Ci prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, co jednak nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem udzielonej zgody.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże jest niezbędne do realizacji wskazanych procesów przetwarzania. Odmowa podania danych osobowych w niezbędnym zakresie skutkuje brakiem możliwości udziału osoby, której dane dotyczą w realizacji wskazanego procesu.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.